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Le fonctionnement d’une entreprise est optimisé lorsqu’elle parvient à bien gérer la collecte, le stockage et la gestion des documents en un temps record. À l’ère de la numérisation, la gestion des papiers physiques est inefficace, car il existe de nombreuses solutions, simples et performantes qui vous facilitent le traitement des documents. En effet, vous avez la gestion électronique de documents ou GED qui vous permet de gérer et de traiter vos documents numériquement. De plus, elle permet de réduire considérablement la dépendance aux supports physiques tels que le papier Zoom sur les étapes pour réussir votre projet de gestion électronique de documents.
Recueillir les besoins documentaires
La mise en place d’un projet de gestion électronique de documents nécessite en amont la désignation d’un chef projet GED ou découvrez le ici. Ce dernier a pour missions de passer par tout le personnel de l’entreprise afin de recueillir leurs besoins concernant les types de documents à inclure dans le logiciel. Il peut s’agir des factures, des bulletins de paie, des documents métiers, des courriers ainsi que des contrats de travail.
De même, le chef projet GED doit également prendre en compte le stockage des documents, la gestion des documents, les signatures électroniques et l’archivage électronique. Pour faciliter l’identification de vos besoins, il est possible de faire recours à une structure de conseil et d’assistance à maître d’ouvrage. Cette étape est très capitale lors de votre projet afin de ne pas faire face à certains soucis, dont les documents difficiles à retrouver, les doublons, etc.
Rédiger le cahier des charges et définir les critères de choix du logiciel GED
Le chef projet GED a aussi pour missions de rédiger un cahier des charges qui doit contenir une variété d’éléments. Il s’agit notamment des processus de réception des documents, le choix du plan de classement, le choix des fonctionnalités, les informations de recherche et la définition du droit d’accès. Concernant les critères de choix du logiciel, l’idéal est de réaliser une liste de vos critères qui comprend le type de documents et les formats gérés. En outre, les connecteurs disponibles, les possibilités d’évolution, la simplicité d’utilisation, les connecteurs disponibles font aussi partie de ses critères.
Identifier et tester les solutions de GED
Il existe de nombreux éditeurs de logiciels GED dans le monde. Certains logiciels sont adaptés pour les grandes entreprises, d’autres pour les petites entreprises et d’autres à certains métiers qui utilisent des documents particuliers. Ainsi, il vous revient de sélectionner la liste de logiciels qui répondent à vos attentes et ensuite de les tester.
Après avoir sélectionné votre éditeur de logiciels de GED, vous allez à présent créer un comité d’observation qui sera couvert par le chef projet GED. Cette commission aura pour fonctions d’évaluer la satisfaction des collaborateurs, assurer le bon déroulement du projet et la maintenance du produit.
Sensibiliser et former les collaborateurs
La mise en place d’un projet de GED peut entraîner une modification dans le processus du travail au sein de l’entreprise. Il est donc important de former les utilisateurs au nouveau logiciel, mettre en place une assistance technique et permettre à chacun de s’exprimer. Il faut également recueillir les besoins de vos différents collaborateurs. Un accompagnement des salariés sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois est essentiel afin qu’ils puissent s’approprier de nouvelles méthodes de travail.
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